プライベートのTODO管理としてTodoistを利用していますが、TODOが追加される一方でなかなか消化できない（延期ばかり）状態に気付きました。
ツールの問題でないことは承知しつつ、学生時代にMacで利用していたOmniFocusの存在を思い出し、GTDの考え方に基づいて使い方を見直してみることにしました。
破綻の原因を整理する
まず数年埋もれていたOmniFocusを立ち上げてみると、古いタスクがたくさん残っています。振り返ると以下の問題がありました。
サブカテゴリを作りすぎていた。 プロジェクトという名のただのグループを作成し、ひたすらTODOリストとして利用していたに過ぎなかった。コンテキストは一切活用できていませんでした。
タスクの表現が曖昧だった。 たとえば「◯◯旅行の計画」グループの中に「買う」とだけ書かれたタスクがある。グループ内では意味がわかりますが、コンテキストでフラットに並べた時に「何を買うんだっけ？」となってしまう。タスクは単体で意味がわかる表現にする必要がありました。
プロジェクトの乱立。 何かやろうと思うたびにプロジェクトを作ってサブタスクを追加していた結果、どこを見ればよいのかわからない状態になり、処理を諦めてしまっていました。
GTDに基づいたプロジェクト・コンテキスト設計
GTDの考え方に沿ってプロジェクトとコンテキストを再設計しました。
[プロジェクト]
1. Actionable（行動を起こすべき）
1-1. My Desired Outcome（望むべき結果）
1-2. the Next Action（次に取るべき行動）
2. It's Not Actionable（行動を起こす必要がないもの）
2-1. It's Meaningless（自分にとって意味のないもの）
2-2. Hold On（とりあえず保留）
2-3. Reference（資料としての価値があるもの）
[コンテキスト]
1. Outcome（望むべき結果）
- Purpose/Principles（目的/価値観）
- Vision（構想/ビジョン）
- Goals/Objectives（目標/ゴール）
- Areas of Focus（注意を向けるべき分野）
- Projects
- Waiting on from others
2. Actions（行動）
- Calendar（特定の日時にやる行動）
- As soon as possible（できる状況の時に実行）
- Calls / MacBook / Office / Home / Errands / Read
- Waiting on from others
3. Incubating（保留）
4. Reference（参考資料）運用で意識していること
- 思いついたことはまずInboxへ投げる
- Inboxが溜まりすぎる前に整理する
- Actionを毎週見直して状況を確認する
普段は会社のPCを常用しているので多少ゆるめの頻度です。常に自身のPCで仕事をしている場合はより細かくなると思います。
1ヶ月運用しての所感
この整理術はプライベート向きという印象です。仕事では複数プロジェクトを並行して遂行しますが、この方法ではプロジェクト単位での全体像の把握がしづらくなります。
比較的少数のタスクで完結する個人用途に適していると感じています。
